Het belang van een efficiënte klantenservice
Voor elk soort bedrijf kan het geven van ondersteuning en support aan klanten een uitdaging vormen. Kleinere bedrijven zullen in de beginfase doorgaans minder dan 20 problemen of vragen per week te verwerken krijgen waardoor de support nog redelijk vlot kan verlopen. Deze support verloopt dan meestal via email of rechtstreeks via de telefoon.
Wanneer bedrijven groeien zullen het aantal meldingen van problemen en vragen toenemen en zal het werken volgens bovenstaande schema niet voldoende meer zijn om alles op tijd te kunnen afhandelen. Dit zorgt voor toenemende ontevredenheid bij de klanten.
Uitdagingen bij groei
Als groeiend bedrijf zullen onderstaande zaken op een bepaalde moment onvermijdelijk naar boven komen:
- Merk je dat dezelfde vragen steeds terugkeren?
- Besteed je onverwacht veel tijd aan het verlenen van ondersteuning?
- Voel je 's avonds alsof je de hele dag alleen maar mensen hebt geholpen en niet aan de kernactiviteiten van je bedrijf hebt kunnen werken?
- Is het tijd om iemand toe te voegen aan het supportteam?
Er komen meer klantenverzoeken binnen via verschillende kanalen en ook de complexiteit van de vragen verhoogt. Als je niet wilt dat de werkdruk te hoog wordt zal je verplicht zijn om de capaciteit in het supportteam te verhogen.
Oplossingen voor groeiende bedrijven
Het verbeteren van het klantenserviceproces kan op twee manieren gebeuren: door uitbreiden van het supportteam of het optimaliseren van interne processen.
Uitbreiding betekent nieuwe medewerkers aannemen en trainen, terwijl optimalisatie draait om de efficiëntie te verhogen door onder andere gebruik te maken van nieuwe technologieën.
Bij het optimaliseren van de efficiëntie zal je als bedrijf jezelf een aantal vragen moeten stellen:
- Hoeveel vragen kan elke medewerker per dag behandelen?
- Welke informatie is nodig om vragen op te lossen?
- Hoe wordt bepaald welke medewerker een verzoek toegewezen krijgt?
- Wat is de acceptabele responstijd voor het oplossen van een ondersteuningsvraag?
- Hoe kunnen we het aantal verzoeken bijhouden en hierover rapporteren?
AI om de klantenservice te optimaliseren zonder extra resources
Almitee past in het rijtje voor het verhogen van de efficiëntie van jouw klantenservice.
Wij sterven ernaar om bedrijven een mogelijkheid te bieden waarbij de klant zo snel en efficiënt mogelijk geholpen kan worden, dit met behulp van AI, zonder de belasting voor jouw bedrijf te vergroten.
Elimineer achterstanden en verbeter de reactietijd met behulp van onze ingebouwde AI-assistent, die je zelf kunt trainen. Dit zorgt ervoor dat je een sterke en performante medewerker (AI) op je supportdienst kan inzetten die heel wat vragen automatisch kan beantwoorden.
Alle binnenkomende vragen kunnen opgevolgd worden in een overzichtelijke helpdesk. Dit betekent dat klanten op verschillende manieren meldingen kunnen maken, terwijl de supportdienst alles op één plek kan opvolgen.
Verbeter jouw klantenservice met Almitee
Klaar om Almitee uit te proberen? Verbeter jouw klantenservice met de kracht van AI en neem nu contact met ons op om te leren hoe we onze oplossingen kunnen afstemmen op jouw bedrijfsbehoeften!
